Föreningskunskap i ett nötskal
Dessa instruktioner är hämtade från Föreningsresursen, som upprätthålls av Svenska studiecentralen. På Föreningsresursen hittar du även mycket annat matnyttigt för föreningar.
Grunda en förening
Då några personer har ett gemensamt intresse och de tillsammans vill utöva en verksamhet, då grundar de en förening. En ideell förening har grundats då den har:
- ett namn,
- en styrelse
- stadgar.
Föreningen kan antingen registreras eller inte.
Konstituerande möte
Ett konstituerande möte är inte obligatoriskt men kan vara bra att ordna för de blivande medlemmarna i föreningen som grundas. Under mötet diskuteras verksamheten och stadgarna. Då stiftelseurkunden är underskriven hålls föreningens första föreningsmöte dvs. årsmöte då den första styrelsen samt revisorn väljs.
Välja styrelse
En förutsättning för att föreningen skall fungera är att den har en engagerad styrelse. Styrelsen bör bestå av åtminstone
- Ordförande
- Sekreterare
- Kassör
Styrelsen kan dessutom utökas med ytterligare styrelsemedlemmar och suppleanter.
Teckna föreningens namn
Endast de personer som har utsetts att teckna föreningens namn kan sköta föreningens bankaffärer samt skriva under officiella handlingar gällande föreningen. Namntecknarna är ofta ordförande tillsammans med någon annan, till exempel kassören.
Stadgar
Ur föreningens stadgar skall framgå:
- ändamålet med föreningen
- målgrupp
- hur föreningen skall skötas
- verksamhets- och redovisningsår
Årsmöte
Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Med Föreningsmöte (står i Föreningslagen) och årsmöte, höst- och vårmöte avses samma sak.
Styrelsemöten
Styrelsens uppgift är att sköta om föreningens förvaltning under tiden mellan årsmötena. Styrelsen sammanträder vid behov, till exempel en gång i månaden. I kallelsen som skickas till styrelsemedlemmarna och suppleanterna, bifogas en föredragningslista över ärendena. Ordförandes uppgift är att leda styrelsemötena och andra föreningsmöten.
Registrering av förening
En förening behöver inte registreras.
Då föreningen registreras till Föreningsregistret får den rättskapacitet.
Medlemmar
En förening är ett slutet sällskap och har rätt att anta som medlem vem den vill. Alla medlemmar bör behandlas likvärdigt med samma rätt att deltaga i föreningens verksamhet. Medlemmens viktigaste skyldighet är att betala medlemsavgift.
Medlemsförteckning
Över alla medlemmar bör hållas en medlemsförteckning som varje medlem har rätt att bekanta sig med.
I medlemsförteckningen skall ingå medlemmarnas:
- fullständiga namn
- hemort
- medborgarskap ifall ej finskt
Funktioner inom föreningens styrelse
De obligatoriska funktionärerna inom en förening är ordförande, sekreterare och kassör. Deras huvudsakliga uppgifter är:
Ordföranden
- känner väl till och arbetar för föreningens målsättning
- känner till föreningens stadgar och bestämmelser
- leder styrelsens och föreningens möten
- representerar föreningen utåt
Sekreteraren
- skriver protokoll vid styrelsemöten och andra möten
- upprättar, i samråd med ordförande, ärende- och föredragningslistor samt kallelser till styrelsemöten och andra möten
- upprättar skrivelser och skriver uttalanden
- skriver förslag till föreningens verksamhetsberättelse och verksamhetsplan
Kassören
- sköter bokföringen
- informerar styrelsen om föreningens ekonomiska ställning
- ansvarar för att olika uppgifter lämnas in till myndigheter tex. skatteverket
- upprättar bokslut till årsmötet
Styrelsens ansvar
För ekonomin i föreningen har hela styrelsen gemensamt ansvar.
Förberedelser och mötesteknik
Ordförande ansvarar för och under föreningsmötet bl.a:
- kan ge i uppdrag åt sekreteraren att boka en lokal för mötet samt se till att det finns erforderliga hjälpmedel på plats
- förbereder mötet och skickar ut föredragningslistan i samråd med sekreteraren
- är välinsatt i de ärenden som skall behandlas
- leder mötet lugnt och effektivt
- ger i uppdrag åt i ärendet speciellt insatt person att vara föredragande
- ger alla behöriga möjlighet att yttra sig och framföra sina åsikter
- ingriper då talare inte håller sig till ämnet eller uttrycker sig kränkande
- ser till att ordningen vid mötet är god
- undviker att under pågående debatt ta ställning till ärendet som behandlas
- kan knyta samman debatt till förslag
- gör konstruktiva beslut
- begränsar debatten genom tidsbegränsning eller genom streck
Tidsbegränsning
Tidsbegränsning för talare kan föreslås av mötesdeltagare eller ordförande.
Streck
Ett streck betyder ”till beslut” och kan föreslås av en mötesdeltagare eller ordförande. Ett streck betyder att:
- inga nya talare får anmäla sig
- inga nya yrkanden får framläggas i debatten
- varje talare får uttala sig endast en gång
- för talare kan föreslås av mötesdeltagare eller ordförande.
Protokoll
Det är på ordförandes ansvar att det skrivs protokoll för varje möte. Det skall bl.a. innehålla uppgift på föreningens namn, närvarande, tid och plats och besluten som gjorts.
Föreningens information
Ett effektivt informationsarbete är öppet, objektivt och pålitligt. Informationen är aktuell, stöder verksamheten och engagerar. Informationen kan spridas genom otaliga kanaler, tex. muntliga och skriftliga. Betydelsen av Internet som informationskanal ökar hela tiden. Föreningens hemsidor och e-post är en viktig informationsförmedlare både internt och externt.
Verksamhetsplan och budget
Verksamhetsplan och budget hör ihop. Redan på föreningens första årsmöte godkänns föreningens första verksamhetsplan och budget.